PLANDA BV PRIVACY POLICY - 01/2020

1. Introduction

PLANDA SRL accorde une grande importance à une collecte et un traitement transparents, sécurisés et confidentiels de vos données à caractère personnel. PLANDA SRL souhaite notamment protéger les données de ses clients contre la perte, les fuites, les erreurs, les traitements illicites, etc….
Ce qui précède s’applique également aux données à caractère personnel que, en tant qu’outil de planification, PLANDA SRL reçoit de ses clients en ce qui concerne les membres de leur personnel et pour lesquelles PLANDA SRL agit en tant que sous-traitant. Pour cela elle renvoie à l’accord de traitement qu’elle a conclu avec ses clients au sens de l’article 28 du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 du Parlement européen et du Conseil sur la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la Directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) (ci-après dénommé “RGPD”).
Par le biais de la présente déclaration relative au respect de la vie privée, PLANDA SRL souhaite vous informer de la collecte et du traitement de vos données à caractère personnel ; de quelles données PLANDA SRL traite et pourquoi, des droits de la personne concernée, etc… PLANDA SRL vous invite à lire attentivement la présente Déclaration relative au respect de la vie privée, afin que vous connaissiez et compreniez la politique de PLANDA SRL à ce sujet.
En utilisant le site web et/ou en faisant appel aux services de PLANDA SRL, vous confirmez que vous avez lu attentivement la présente Déclaration relative au respect de la vie privée et que vous l’acceptez sans réserve. PLANDA SRL se réserve le droit de modifier régulièrement la présente Déclaration relative au respect de la vie privée si nécessaire. Cette modification sera communiquée via le site web lors du renouvellement de ce document.

2. Champ d’application

La présente Déclaration relative au respect de la vie privée s’applique à toutes les activités effectuées par PLANDA SRL.

3. Qui est responsable du traitement/sous-traitant ?

PLANDA SRL, située à 8500 Kortrijk, Wolvenstraat 23 et inscrite à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0727.604.423, est responsable du traitement des données à caractère personnel de ses clients.
PLANDA SRL agit également comme sous-traitant pour le traitement des données à caractère personnel pour le compte de clients. Comme indiqué, PLANDA SRL établira un accord de traitement avec chaque client pour lequel elle agira en tant que sous-traitant, conformément à l’article 28 du RGPD. En tant que client, vous êtes le responsable du traitement de ces données. Pour toute question relative au respect de la vie privée, vous pouvez adresser un e-mail à privacy@planda.eu. Vous pouvez également envoyer un courrier à PLANDA SRL, Wolvenstraat 23 te 8500 Kortrijk.

4. Que sont des données à caractère personnel ?

L’article 4, 1) du RGPD définit les données à caractère personnel comme suit :
"“Toute information sur une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée identifiable une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou un ou plusieurs éléments propres à l’identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale de cette personne physique.”"
Si la présente Politique de protection de la vie privée renvoie à des données à caractère personnel, il est fait référence à cette définition dans le RGPD.

5. Quelles données à caractère personnel sont traitées ?

PLANDA SRL reçoit des données à caractère personnel par différents canaux.
  • PLANDA SRL reçoit des données à caractère personnel que ses clients lui fournissent : par téléphone, par écrit, par voie numérique ou verbalement ;
  • PLANDA SRL reçoit des données à caractère personnel quand ses clients utilisent une de ses applications ou un de ses logiciels.
Les données à caractère personnel suivantes peuvent être traitées :
  • Nom ;
  • Prénom ;
  • Date de naissance;
  • Adresse e-mail ;
  • Numéro de téléphone et de GSM ;
  • Fonction ;
  • Nom de l’entreprise ;
  • Numéro de client ;
  • Numéro de registre national ;
  • Numéro BCE et ONSS ;
  • Langue ;
Aucune catégorie spéciale de données à caractère personnel n’est stockée sans consentement supplémentaire.

6. A quelles fins vos données à caractère personnel sont-elles traitées ?

6.1. Données des clients
Les données collectées par PLANDA SRL sont traitées dans le cadre de :
  • A des fins de sales et marketing.
  • A des fins de reporting ;
  • Le contrôle de qualité et optimisation du service ;
  • La gestion des clients et fournisseurs de PLANDA SRL ;
  • La gestion du risque ;
  • Le service offert par PLANDA SRL ;
Les fondements juridiques sont l’exécution de l’accord et l’intérêt légitime de PLANDA SRL. Pour des activités de marketing direct par e-mail, un consentement sera toujours demandé et pourra être révoqué à tout moment.
6.2. Données du personnel des clients
En ce qui concerne les données à caractère personnel du personnel des clients, que PLANDA SRL reçoit de ses clients pour lesquels elle agit en tant que sous-traitant, elle renvoie aux dispositions incluses à cet égard dans l’accord de traitement conformément à l’article 28 du RGPD.

7. D’où proviennent vos données ?

PLANDA SRL traite vos données à caractère personnel lorsque vous utilisez son site web et/ou lorsque vous faites appel à ses services.
Vous pouvez demander de supprimer vos données à caractère personnel dans les cas suivants :
  • L’utilisation de la plateforme de PLANDA SRL ;
  • L’utilisation de l’app ou la visite du site web de PLANDA SRL ;
  • Tout contact entre vous et PLANDA SRL ;
  • Le téléchargement éventuel de matériel marketing de PLANDA SRL ;
  • L’utilisation d’un login test pour apprendre à connaître PLANDA SRL.

8. A qui PLANDA SRL transmet-elle vos données à caractère personnel ?

PLANDA SRL n’envoie pas vos données à caractère personnel à des tiers, sauf consentement explicite de votre part et à l’exception des tiers dont les services sont utilisés par PLANDA SRL (sociétés de maintenance informatique, prestataires de services responsables des fonctionnalités supplémentaires sur le site web, hébergeurs).
PLANDA SRL ne peut faire appel à un (des) sous-traitant(s) pour vous proposer le site web et/ou des services qu’avec le consentement écrit préalable de ses clients, qui sont les responsables du traitement. Elle garantit que ce(s) sous-traitant(s) ne peut (peuvent) traiter des données à caractère personnel que conformément à ses instructions explicites et écrites. PLANDA SRL garantit que ce(s) sous-traitant(s) a (ont) été choisi(s) avec la prudence requise et elle garantit de ce fait le traitement sécurisé des données à caractère personnel.

9. Quels droits avez-vous en tant que partie prenante ?

a. Droit d’accès et de consultation
Conformément à la législation, vous pouvez consulter à tout moment et gratuitement vos données à caractère personnel, et vérifier à quelles fins PLANDA SRL utilise vos données à caractère personnel.
Pour ce faire, vous pouvez adresser une demande à privacy@planda.eu, accompagnée d’une copie de votre carte d’identité.
b. Droit de correction, suppression et restriction
Vous avez le droit de demander à PLANDA SRL de corriger, compléter ou supprimer vos données à caractère personnel.
Vous pouvez demander de supprimer vos données à caractère personnel dans les cas suivants :
  • Lorsque le traitement est illicite ;
  • Lorsqu’une objection a été faite au traitement et qu’il n’y a pas d’autre base légale pour le traitement ;
  • Lorsqu’il s’agit des données à caractère personnel d’un enfant et que ces données ont été obtenues d’une société de l’information.
  • Lorsque les données doivent être supprimées pour répondre à une obligation légale ;
  • Lorsque le consentement de traiter les données a été révoqué ;
  • Lorsque les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ;
Vous pouvez également demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel.
PLANDA SRL peut refuser la suppression ou la limitation des données à caractère personnel nécessaires à l’exécution d’une obligation légale, à l’exécution de l’accord ou à son intérêt légitime, et tant que ces données sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.
c. Droit d’opposition
Vous disposez également d’un droit d’opposition au traitement de vos données à caractère personnel pour des motifs sérieux et légitimes. Vous ne pouvez toutefois pas vous opposer au traitement de données à caractère personnel dont PLANDA SRL a besoin pour l’exécution d’une obligation légale, pour l’exécution d’un accord ou pour son intérêt légitime et tant que ces données sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.
d. Droit de transfert de données
Vous disposez du droit d’obtenir vos données à caractère personnel traités par nous sous forme structurée, courante et lisible à la machine et/ou de les transférer à d’autres responsables, conformément aux dispositions en vigueur dans le secteur.
e. Droit de révoquer le consentement
Pour autant que le traitement est basé sur votre consentement préalable, vous disposez du droit de révoquer ce consentement. Ces données à caractère personnel ne seront traitées que si PLANDA SRL dispose d’une autre base légale pour cela.
f. Prise de décision automatisée
Sur base des données que vous avez fournies, une évaluation entièrement automatisée est réalisée en ce qui concerne l’établissement et le maintien d’une relation client.
Les éléments qui constituent la base de cette évaluation sont les contacts existants, les données de paiement, les délais de paiement.
Vous avez le droit de faire part de votre position concernant cette évaluation. Si vous le souhaitez, vous pouvez discuter de la décision et de votre position.
g. Exercice de vos droits
Vous pouvez exercer vos droits en contactant privacy@planda.eu. Lors du traitement du dossier, et parce que PLANDA SRL accorde une grande importance à l’identification de la bonne personne, il vous sera demandé de nous fournir une copie de votre carté d’identité au cours de la procédure.
h. Plaintes
Vous avez le droit d’introduire une plainte à la Commission belge de la Vie privée, Rue de la presse 35, 1000 Bruxelles, tél. +32 (0)2 274 48 00, fax +32 (0)2 274 48 35.
Cette procédure se fait sans préjudice d’une disposition relative à un tribunal civil.
Au cas où vous subiriez un préjudice à la suite du traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez introduire une action en dommages et intérêts.

10. Combien de temps vos données sont-elles stockées et traitées ?

Vos données à caractère personnel sont stockées aussi longtemps que nécessaire aux fins du traitement et, si nécessaire, plus longtemps si cela découle d’une obligation légale.

11. Sécurité et confidentialité

PLANDA SRL applique des normes strictes pour protéger les données à caractère personnel sous son contrôle contre des traitements non autorisés ou illégaux et contre les pertes, destructions ou dommages involontaires. PLANDA SRL a donc développé des mesures de sécurité adaptées sur le plan technique et organisationnel (telles que le cryptage, des firewalls, des contrôles d’accès, une sélection rigoureuse des collaborateurs et des fournisseurs) pour éviter la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès non autorisé ou la notification par erreur à des tiers de données à caractère personnel collectées ainsi que tout autre traitement non autorisé de ces données.
Dans le cas peu probable et regrettable où vos données à caractère personnel sous le contrôle de PLANDA SRL seraient compromises par une violation de la sécurité de l’information, PLANDA SRL agira immédiatement afin d’identifier la source de cette infraction et entreprendra une action par des mesures de réparation appropriées. Le cas échéant, PLANDA SRL vous informera de cet incident ainsi que l’autorité en charge de la protection des données, conformément à la législation applicable.

12. Quelles sont les restrictions de vos droits ?

L’exercice de vos droits peut toutefois être limité pour certaines raisons conformément à l’article 23 du RGPD.
Il s’agit de garantir :
  • La sûreté nationale ;
  • La défense nationale ;
  • La sécurité publique ;
  • La prévention, la recherche, la détection et la poursuite des infractions pénales ou l’exécution des peines ;
  • D’autres fins importantes d’intérêt général ;
  • La protection de l’indépendance du juge et des procédures judiciaires ;
  • La prévention, la recherche, la détection et la poursuite des manquements à la déontologie dans le cas de professions réglementées ;
  • Une mission dans le domaine de la surveillance, de l’inspection ou de la réglementation relative à l’intérêt général ;
  • La protection de l’individu ;
  • Le recouvrement de créances civiles.

13. Politique en matière de cookies

Que sont les cookies ?

Les cookies sont des petits fichiers texte créés par le serveur web, mais qui sont stockés sur l’appareil avec lequel vous visitez ce site web. Les cookies sont stockés sur le disque dur de votre PC ou dans la mémoire de votre smartphone ou tablette.
En principe, les cookies ne permettent pas de vous identifier. Par contre il est possible de savoir avec quel appareil vous surfez sur internet (entre autres via l’adresse IP). Si plusieurs personnes utilisent le même appareil ou si une personne utilise plusieurs appareils, il est impossible de savoir de quelle personne il s’agit, même pas pour votre fournisseur d’accès à internet.
Il existe différents types de cookies qui peuvent être distingués en fonction de leur origine, leur fonction et leur durée de vie.

Quels types de cookies utilisons-nous?

Cookies fonctionnels (nécessaires) : ces cookies sont nécessaires au bon fonctionnement du présent site Internet. Ils vous permettent par exemple de naviguer entre les différentes parties du site web ou de remplir des formulaires.
Vous ne pouvez pas désactiver les cookies fonctionnels.

14. Utilisation d’un fichier journal

Le site web de PLANDA SRL collecte automatiquement certaines informations non identifiables sur les visiteurs de son site web, entre autres l’adresse IP (Internet Protocol) de votre ordinateur, la date et l’heure d’accès au site web, l’adresse internet du site web d’où vous avez été redirigé(e) vers le site web de PLANDA SRL, l’adresse IP de votre fournisseur d’accès à internet, le système d’exploitation, les parties, informations et pages du site web que vous avez visitées, ainsi que le matériel du site web que vous avez envoyé ou téléchargé.
Cette information technique est utilisée pour la gestion du site web et pour optimiser le site web et le service de PLANDA SRL. De plus, ces données sont utilisées à des fins historiques, statistiques ou scientifiques. Les données techniques stockées peuvent être communiquées à des tiers et peuvent être stockées de manière permanente en vue d’un usage futur.