PRIVACYVERKLARING PLANDA BV - 01/2020

1. Inleiding

PLANDA BV hecht veel belang aan een veilige, transparante en vertrouwelijke verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens. In het bijzonder wil PLANDA BV de gegevens van haar klanten beschermen tegen onder meer verlies, lekken, fouten, onrechtmatige verwerkingen, edm.
Het voorgaande geldt eveneens voor de persoonsgegevens die PLANDA BV als planningstool ontvangt van haar klanten met betrekking tot hun personeelsleden en voor dewelke PLANDA BV als verwerker optreedt. Zij verwijst hiervoor naar de verwerkersovereenkomst die zij met haar klanten heeft afgesloten in de zin van artikel 28 van de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) (hierna genoemd: “GDPR”).
PLANDA BV wil u door middel van deze Privacyverklaring informeren over de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens; over welke gegevens PLANDA BV verwerkt en waarom, over de rechten van de betrokkene, edm. PLANDA BV nodigt u uit om deze Privacyverklaring zorgvuldig te lezen, zodat u het beleid van PLANDA BV op dit gebied kent en begrijpt.
Door de website en/of diensten van PLANDA BV te gebruiken, bevestigt u dat u deze Privacyverklaring zorgvuldig hebt gelezen en dat u deze zonder voorbehoud aanvaardt. PLANDA BV behoudt zich het recht voor om deze Privacyverklaring op regelmatige basis te wijzigen indien dit nodig is. Deze wijziging zal gecommuniceerd worden via de website middels vernieuwing van dit document.

2. Toepassingsgebied

Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle activiteiten die PLANDA BV uitvoert.

3. Wie is verwerkingsverantwoordelijke/verwerker?

PLANDA BV, gevestigd te 8500 Kortrijk, aan de Wolvenstraat 23 en met ondernemingsnummer 0727.604.423 treedt op als verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens van haar klanten.
PLANDA BV treedt eveneens op als verwerker om in opdracht van klanten persoonsgegevens te verwerken. Zoals gezegd zal PLANDA BV met elk van haar klanten, waarvoor zij als verwerker zal optreden, een verwerkersovereenkomst opstellen overeenkomstig artikel 28 GDPR. In verband met die gegevens bent u als klant zelf de verwerkingsverantwoordelijke. Voor alle vragen rond privacy, kan u via mail terecht bij privacy@planda.eu. Per brief kan u communiceren via PLANDA BV, Wolvenstraat 23 te 8500 Kortrijk.

4. Wat zijn persoonsgegevens?

Artikel 4, 1) van de GDPR definieert een persoonsgegeven als volgt:
"alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon."
Indien deze Privacyverklaring naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie uit de GDPR.

5. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

PLANDA BV ontvangt persoonsgegevens via verschillende kanalen.
  • PLANDA BV ontvangt persoonsgegevens die haar klanten zelf aan haar overmaken: telefonisch, schriftelijk, digitaal of mondeling;
  • PLANDA BC ontvangt persoonsgegevens wanneer haar klanten gebruik maken van één van haar toepassingen of van haar software.
Volgende persoonsgegevens worden mogelijks verwerkt:
  • Naam;
  • Voornaam;
  • Geboortedatum;
  • E-mailadres;
  • Telefoonnummer en gsm-nummer;
  • Functie;
  • Bedrijfsnaam;
  • Klantnummer;
  • Rijksregisternummer;
  • KBO en RSZ nummer;
  • Taal;
  • ...
Er worden geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens bijgehouden zonder bijkomende toestemming.

6. Waarvoor worden uw persoonsgegevens verwerkt?

6.1. Gegevens van klanten
De verzamelde gegevens worden door PLANDA BV verwerkt in het kader van:
  • De dienstverlening die PLANDA BV biedt;
  • Het klanten- en leveranciersbeheer van PLANDA BV;
  • Risicobeheer;
  • Kwaliteitscontrole en optimalisatie dienstverlening;
  • Rapporteringsdoeleinden;
  • Sales- en marketingdoeleinden.
De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst en het gerechtvaardigd belang van PANDA BV. Voor direct marketing activiteiten per e-mail zal steeds de toestemming worden gevraagd en deze kan ook op elk moment weer worden ingetrokken.
6.2. Gegevens van personeel van klanten
Wat betreft de persoonsgegevens van de werknemers van klanten, die PLANDA BV van haar klanten ontvangt waarvoor zij als verwerker optreedt, verwijst zij naar de bepalingen die hieromtrent zijn opgenomen in de verwerkersovereenkomst conform artikel 28 GDPR.

7. Waar komen uw gegevens vandaan?

PLANDA BV verwerkt uw persoonsgegevens wanneer u gebruik maakt van haar website en/of haar diensten.
Dit gaat over volgende situaties:
  • Gebruik van het platform van PLANDA BV;
  • Gebruik of bezoek van de website/ app van PLANDA BV;
  • Om het even welk contact tussen u en PLANDA BV;
  • Downloaden van eventueel marketingmateriaal van PLANDA BV;
  • Gebruik van een test-login om kennis te maken met PLANDA BV.

8. Aan wie maakt PLANDA BV uw persoonsgegevens over?

PLANDA BV verzendt uw persoonsgegevens niet naar derde partijen, tenzij met uw uitdrukkelijke toestemming en dit met uitzondering van derden wiens diensten door PLANDA BV worden gebruikt (IT-onderhoudsbedrijven, dienstverleners verantwoordelijk voor extra functionaliteiten op de website, hosting providers).
PLANDA BV kan slechts beroep doen op (een) subverwerker(s) om de website en/of diensten aan u aan te bieden mits voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van haar klanten, die de verwerkingsverantwoordelijken zijn. Zij verzekert dat deze subverwerker(s) enkel persoonsgegevens mogen verwerken conform haar uitdrukkelijke en schriftelijke instructies. PLANDA BV garandeert dat deze subverwerker(s) werden uitgekozen met de nodige voorzichtigheid en verzekert hierbij de veilige verwerking van de persoonsgegevens.

9. Welke rechten heeft u als betrokkene?

a. Recht op toegang en inzag
Overeenkomstig de wetgeving kunt u op elk moment gratis inzage krijgen in uw persoonsgegevens, alsook kunt u nagaan waarvoor PLANDA BV uw persoonsgegevens aanwendt.
Hiertoe richt u een aanvraag aan privacy@planda.eu, vergezeld van een kopie van uw identiteitsbewijs.
b. Recht op verbetering, verwijdering en beperking
U hebt het recht om PLANDA BV te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen.
Dit gaat over volgende situaties:
  • Als de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze verzameld werden;
  • Als de toestemming om de gegevens te verwerken wordt ingetrokken;
  • Als er bezwaar gemaakt wordt tegen de verwerking en er geen andere rechtsgrond is voor de verwerking;
  • Als de verwerking onrechtmatig is;
  • Als de gegevens verwijderd moeten worden om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting;
  • Als het persoonsgegevens van een kind betreft en deze gegevens verkregen zijn bij een informatiemaatschappij.
U kunt tevens vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.
PLANDA BV kan de gegevenswissing of beperking weigeren van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of haar gerechtvaardigd belang, en zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.
c. Recht van bezwaar
U beschikt eveneens over een recht van bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen. U kunt zich evenwel niet verzetten tegen de verwerking van persoonsgegevens die voor PLANDA BV noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van een overeenkomst of haar gerechtvaardigd belang en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.
d. Recht van gegevensoverdracht
U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen en dit conform de bepalingen die gelden in de sector.
e. Recht van intrekking van de toestemming
Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken. Deze persoonsgegevens zullen dan enkel nog verwerkt worden indien PLANDA BV hiervoor over een andere rechtsgrond beschikt.
f. Geautomatiseerde besluitvorming
Op basis van de door u verstrekte persoonsgegevens, wordt een volledig geautomatiseerde beoordeling gemaakt met betrekking tot het aangaan en in stand houden van een klantenrelatie.
De elementen die aan de basis liggen van deze beoordeling zijn de reeds bestaande contacten, de betalingsgegevens, de termijnen van betaling.
U heeft het recht uw standpunt m.b.t. deze beoordeling naar voor te brengen. Indien u het wenst, kan zowel de beslissing als uw standpunt besproken worden.
g. Uitoefening van uw rechten
U kunt voormelde rechten uitoefenen door contact op te nemen met privacy@planda.eu. Bij het behandelen van het dossier én omdat PLANDA BV veel belang hecht aan het identificeren van de juiste persoon, zal u in de loop van de procedure gevraagd worden om ons een kopie van uw ID te bezorgen.
h. Klachten
U hebt het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, tel. +32 (0)2 274 48 00, fax +32 (0)2 274 48 35.
Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet.
Indien u schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u een vordering tot schadevergoeding instellen.

10. Hoe lang worden uw gegevens bewaard en verwerkt?

Uw gegevens worden opgeslagen zolang noodzakelijk voor de doeleinden van de verwerking, en desgevallend langer wanneer dit zou volgen uit enige wettelijke verplichting.

11. Veiligheid en vertrouwelijkheid

PLANDA BV hanteert strikte normen om de persoonsgegevens onder haar controle te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging. PLANDA BV heeft dan ook veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak (zoals encryptie, firewalls, toegangscontroles, strenge selectie van medewerkers en leveranciers) om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de toegang door onbevoegden of de kennisgeving per vergissing aan derden van verzamelde persoonsgegevens alsook elke andere niet-toegestane verwerking van deze gegevens te vermijden.
In het onwaarschijnlijke en ongelukkige geval dat uw persoonsgegevens onder de controle van PLANDA BV gecompromitteerd worden door een inbreuk op de informatiebeveiliging, zal PLANDA BV onmiddellijk handelen om de oorzaak van dergelijke inbreuk te identificeren en actie ondernemen via adequate herstellende maatregelen. Indien nodig, zal PLANDA BV jij evenals de Gegevensbeschermingsautoriteit in kennis stellen van dit incident in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

12. Wat zijn de beperkingen op uw rechten?

De uitoefening van uw rechten kunnen evenwel op basis van een aantal gronden worden beperkt overeenkomstig artikel 23 van de GDPR.
Het gaat hier om het waarborgen van:
  • De nationale veiligheid;
  • Landsverdediging;
  • Openbare veiligheid;
  • De voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging van strafbare feiten of de tenuitvoerlegging van straffen;
  • Andere belangrijke doelstellingen van algemeen belang;
  • Bescherming van de onafhankelijkheid van de rechter en gerechtelijke procedures;
  • De voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging van schendingen van de beroepscodes voor gereglementeerde beroepen;
  • Een taak op het gebied van toezicht, inspectie of regelgeving die verband houdt met het algemeen belang;
  • Bescherming van het individu;
  • Inning van civielrechtelijke vorderingen.

13. Cookiebeleid

Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine gegevensbestanden die door de webserver worden aangemaakt, maar die worden opgeslagen op het toestel waarmee je de website bezoekt, zoals de harde schijf van jouw pc of in het geheugen van jouw smartphone of tablet.
Aan de hand van cookies kan je in principe niet worden geïdentificeerd. Het is wel mogelijk te achterhalen met welk toestel je op het internet surft (o.a. via het zogenaamde IP-adres). Als een bepaald toestel door meerdere personen wordt gebruikt of als dezelfde persoon meerdere toestellen gebruikt, dan is het evenwel niet te achterhalen om welke persoon het gaat, zelfs niet voor de internetprovider.
Er zijn verschillende soort cookies die onderscheiden kunnen worden naar gelang hun oorsprong, functie en levensduur.

Welke soorten cookies gebruiken wij?

Functionele (noodzakelijke) cookies: deze cookies zijn noodzakelijk voor het goed functioneren van de website. Ze laten je bijvoorbeeld toe om te navigeren tussen de verschillende onderdelen van de website of om formulieren in te vullen.
De functionele cookies kan je niet uitschakelen.

14. Gebruik logbestanden

De website van PLANDA BV verzamelt automatisch bepaalde informatie omtrent de bezoekers van haar website, waaronder het Internet Protocol (IP)-adres van uw computer, datum en tijd van toegang tot de website, het internetadres van de website vanwaar u bent doorgelinkt naar de website van PLANDA BV ,het IP-adres van uw Internet Service Provider, het besturingssysteem, de onderdelen, informatie en pagina’s van de Website die u hebt bezocht en/of bekeken, alsmede het materiaal dat u doorstuurt of downloadt van de website.
Deze technische informatie wordt gebruikt voor het beheer van de website en om de website en dienstverlening van PLANDA BV te optimaliseren. Daarnaast kunnen deze gegevens worden gebruikt voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden. De opgeslagen technische gegevens kunnen aan derden worden doorgegeven en kunnen permanent worden opgeslagen voor toekomstig gebruik